٢٠ قاعدة أساسية ننصحك باتباعها في رسائل البريد الإلكتروني

ربما يكون إرسال البريد الإلكتروني مهمة يومية، ولكن هل فكرت ذات مرة إذا كنت تقومين بها بشكل صحيح أم لا؟ صدقوا أو لا تصدقوا، فالرسائل الإلكترونية اليومية تعبر عن عاداتك وسلوكياتك وطريقة تعاملك مع الأشخاص. بل قد تكون السبب أحياناً في إنزعاج اصدقائك أو مديرك أو زملائك بالعمل منك. خاصة إن كنت تُقدمين على وظيفة جديدة، فكل حرف تكتبينه برسالتك يعبر عنك.

والمثير للدهشة أن الرسائل الإلكترونية لها إتيكيت خاص، لذا عليك أن تعلمي بعض القواعد الأساسية الخاصة بإرسال البريد الإلكتروني. ولكي تظهرين بأنك شخصية ودودة ولطيفة، إليك ٢٠ قاعدة أساسية خاصة بالرسائل الإلكترونية (الإيميل) ننصحك بمعرفتها وتطبيقها...

١- لا ترسلي أبداً إيميل بدون كتابة عنوان له، لأن العنوان يحفظ الرسالة الإلكترونية من الضياع كما أنه يدل على أنك مهتمة أكثر بالتفاصيل ولديك مستوى عالي من التركيز. بالإضافة إلى أنه يعبر عما بداخل الرسالة ويشجع مستقبلها إلى ان يقوم بفتحها وقرائتها.

٢- تأكدي من كتابة "السيد/السيدة" قبل كتابة اسم المرسل إليه.

٣- قبل إرسال الإيميل، تأكدي من اسم المرسل إليه جيداً، راجعي طريقة الكتابة الصحيحة لاسمه مرتين أو ثلاث مرات. فلا يوجد شيء مزعج بالحياة أكثر من كتابة اسم الشخص بطريقة خاطئة. 

٤- لابد أن تقومي بكتابة تحية وخاتمة في كل الرسائل الإلكترونية الخاصة بالعمل.

٥- الإيميل الذي يحتوي على الكثير من الأخطاء اللغوية والنحوية لا يؤخذ بمحمل الجد على الإطلاق. وسوف يظهر ذلك أنك غير مهنية على الإطلاق.

٦- في حالة طلب شيئاً من شخص، لابد أن تكتبي في البداية من فضلك أو رجاء وفي النهاية كلمة شكراً.

٧- تجنبي التحدث بشكل عام في الرسائل البريدية بل كوني مباشرة في طلبك، فلا حاجة إلى تبادل العديد من الرسائل لتوضيح ما تريدينه.

٨- شيئا آخر هام يتعلق بآداب إرسال الإيميلات تدور حول المرفقات. لا أحد يحب أن يمكث وقتاً طويلاً حتى يتم تحميل الملف المرفق. ففي حالة إرسال ملف كبير الحجم أو عدة ملفات، قومي بضغطه أولا بأحد برامج الضغط الشهيرة، أو استخدمي موقع wetransfer لرفع الملفات عليه ثم ضعي رابط تحميل ملفات في الرسالة الإلكترونية.

٩- غالبا ما يكون للإيميلات الغاضبة أو شديدة اللهجة تأثيراً سلبياً. لذا إذا كنت سترسلين بريداً إلكترونياً تشكين فيه من شيء ما، فقومي بقراءته أكثر من مرة بعد كتابته أو اتركيه جانبا حتى تهدأي. ويمكن أن تجعلي أحد الأشخاص من أهل الثقة يقرأونه بدلا منك، ومن ثم قومي بإرساله.

١٠- لا تقومي بإدراج الكثير من علامات الاستفهام أو التعجب بجانب بعضها لأنها تدل على عدم المهنية. وهذه قاعدة أخرى من إتيكيت إرسال البريد الإلكتروني التي غالبا ما يغفلها الكثيرين.

١١- لا تقومي أبدا بكتابة اسم مستعار في البريد الإلكتروني لأي شخص تقومين بمراسلته.

١٢- ابدأي دائما الرسالة الإلكترونية بتحية رسمية أي اكتبي عزيزي أو عزيزتي... ثم اتبعيها باسم المرسل إليه ولقبه. يمكنك أن تبدأي بتحية غير رسمية إذا كنت على علاقة وطيدة بالمرسل إليه.

١٣- تأكدي من ردك على جميع الإيميلات التي تأتي لك في البريد الوارد حتى لو بكلمات بسيطة أو كلمة شكرا. فعدم طلبهم منك الرد، لا يعني ألا تقومي بالرد.

١٤- في أيام المناسبات والأعياد، تأكدي من إضافة نتمني لكم عطلة سعيدة أو كلمات تليق بالمناسبة. فهذه الجملة البسيطة تعطي انطباعاً رائعاً.

١٥- لا تزعجي الآخرين بكثير من الرسائل الإلكترونية واختيار "الرد على الكل" عندما لا يستدعى الموقف سوف يظهر عدم تركيزك وترددك. إذا كنت ترغبين في إرسال شيئاً هاماً لأكثر من شخص قومي بضمهم في رسالة واحدة CC، أما إن كنت ترغبين في إرسال نفس الرسالة الإلكترونية إليهم بحيث لا تظهر العناوين البريدية لكل المرسل إليهم، استخدمي خاصية BCC.

١٦- بعد الانتهاء من اجتماع هاتفي أو مكالمة عمل، تأكدي من إرسال التفاصيل الهامة في بريد إلكتروني لكي يكون كل شيء واضحاً ودقيقاً.

١٧- حافظي على تنظيم الرسالة الإلكترونية بشكل بسيط، أي قومي بتقسيمها على هيئة فقرات حتى يسهل قرأتها دون أن يشعر مستقبل الرسالة بالإنزعاج.

١٨- إن أردت التركيز على نقاط ما في الإيميل، يمكنك وضعها بخط عريض للفت نظر القارئ.

١٩- تأكدي من استخدامك للخط في شكله الأساسي. وابتعدي عن الخطوط الغير تقليدية والخلفيات الملونة لأنها تشتت القارئ كما أنها تصعب من عملية القراءة.

٢٠-  إذا كنت ستعيدين إرسال بريد إلكتروني مرسل إليك بطريقة forward، امسحي أي بيانات خاصة أو أي دردشة كانت بينك وبين الشخص الذي أرسل لك البريد مسبقاً.

مصدر الصورة الرئيسية: انستجرام vivaluxuryblog@